Beim Versichertenstammdatenmanagement können (Zahn-)Ärzte und Psychotherapeuten in Echtzeit („online“) überprüfen, ob die auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeicherten Versichertenstammdaten aktuell sind bzw. ob überhaupt ein gültiges Versicherungsverhältnis besteht. Diese Online-Überprüfung ist bei jedem ersten Patientenkontakt im Quartal verpflichtend.

Das VSDM umfasst zwei Schritte: die Online-Prüfung und die Aktualisierung. Bei der Online-Prüfung wird abgefragt, ob die Daten und das Versichertenverhältnis noch aktuell sind. Dazu werden die Informationen auf der Karte mit den Informationen abgeglichen, die bei der Krankenkasse des Versicherten hinterlegt sind.

Stimmen die Angaben nicht überein, werden veraltete Daten auf der Karte überschrieben. Beim Einlesen der Karte können verschiedene Fehler auftreten:

Karte gesperrt/ungültig 

• Der Patient hat keinen gültigen Versichertennachweis.
• Geben Sie „P“ für Private Kasse ein.
• Nach zehn Tagen kann die Praxis eine Privatrechnung ausstellen. Diese wird ungültig, wenn der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegt.

Karte defekt

Wählen Sie Ersatzverfahren aus, d. h. die Daten müssen händisch erfasst werden.

Konnektor oder Kartenterminal defekt

Wählen Sie Ersatzverfahren aus, d. h. die Daten müssen händisch erfasst werden.

So läuft das VSDM-Standardverfahren im Einzelnen ab

• Der Patient legt seine eGK am Empfangstresen vor. Die Karte wird in das E-Health-Kartenterminal gesteckt.
• Sobald die Karte eingesteckt ist, beginnt automatisiert der Datenabgleich: Der Konnektor fragt über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse an, ob die eGK gültig ist und ob die auf der eGK gespeicherten Daten aktuell sind.
• Ist die eGK gültig und sind neue Daten beim VSDM-Dienst vorhanden, werden die Daten auf der eGK aktualisiert. Der Prüfungsnachweis wird auf der Karte gespeichert, auch dann, wenn die VSDM-Daten noch aktuell waren.
• Nach dem Datenabgleich übernimmt CROSSSOFT den Prüfungsnachweis der eGK und zeigt eine der folgenden Meldungen an: „Die Karte und die Daten sind aktuell“ oder „Aktualisierte Daten liegen vor“.
• Per Knopfdruck können die auf der eGK aktualisierten Daten in die Patientendatei übernommen werden.
• Ist die eGK ungültig, folgt eine entsprechende Meldung. Es werden weder Daten noch Prüfungsnachweise auf die eGK geschrieben oder übermittelt.
• Die eGK wird wie gewohnt aus dem Kartenterminal entnommen.

Folgende Fehler können beim Karteneinlesen der eGK aufgetreten:

Einlese-Fehler. Die Details werden in K2 dargestellt.

• Meldung von K2: Die gesteckte Karte ist kein gültiger Versicherungsnachweis. Möglicherweise handelt es sich um eine falsche Karte, die Karte wurde falsch gesteckt oder die Karte ist defekt.
• Meldung von K2: Zertifikat auf eGK ungültig.
• Meldung von K2: Prüfnachweis nicht entschlüsselbar. Bitte führen Sie eine Online-Prüfung der eGK durch.
• Meldung von K2: Es ist kein Prüfnachweis auf der eGK vorhanden. Bitte führen Sie eine Online-Prüfung der eGK durch.
• Meldung von K2: VSD nicht konsistent. Bitte führen Sie eine Online-Prüfung der eGK durch.
• Meldung von K2: Gesundheitsanwendung auf eGK gesperrt.
• Meldung von K2: Die eGK ist fehlerhaft/defekt. Bitte setzen Sie sich mit der Krankenkasse in Verbindung.
• Meldung von K2: Eine Prüfung der eGK ist ohne freigeschaltete Verifikationskarte nicht möglich. Bitte lesen Sie die eGK erneut ein, nachdem sie eine Verifikationskarte (SMC-B/HBA) via PIN-Eingabe am Kartenterminal freigeschaltet haben.

Fehler-beim Lesen von G1-Karten:

• Die Krankenversichertenkarte ist seit dem 01.01.2015 ungültig und darf zur Abrechnung nicht verwendet werden.

Fehler beim Lesen von ungültigen Karten:

• Die gesteckte Karte ist kein gültiger Versicherungsnachweis. Bei einem weiteren Besuch im Quartal muss eine erneute Onlineprüfung der Versichertenstammdaten durchgeführt werden. Ungültige Karten werden gesperrt

Beim VSDM wird geprüft, ob die eGK noch gültig ist. Meldet das System, die Karte ist ungültig, wird die eGK automatisch gesperrt. Gründe dafür sind beispielsweise Diebstahl oder Krankenkassenwechsel. Diese Sperrung erkennen auch die Lesegeräte in Praxen ohne TI-Anbindung. Die Karte kann dementsprechend nicht mehr verwendet werden. Ziel ist es, Betrug zu verhindern und ungültige Karten aus dem Verkehr zu ziehen.

• Die Karte ist abgelaufen. Wollen Sie den Patienten ohne Kassendaten aufnehmen?
• Eine Online-Prüfung muss durchgeführt werden, da kein aktueller Prüfnachweis auf der eGK vorliegt.
• Die Karte ist noch nicht gültig. Wollen Sie den Patienten ohne Kassendaten aufnehmen?

Fehler bei der Aktualisierung der eGK:

• VSD auf eGK technisch nicht möglich. Bei einem weiteren Besuch im Quartal muss eine erneute Onlineprüfung durchgeführt werden.
• Aktualisierung VSD auf eGK technisch nicht möglich und maximaler Offline-Zeitraum überschritten.
• Onlineprüfung des Authentifizierungszertifikats technisch nicht möglich.

Bei Tests in Praxen hat sich gezeigt, dass die Online-Prüfung ohne Aktualisierung in der Regel nicht länger als das Einlesen der eGK heute dauert. Etwas mehr Zeit benötigt das System, wenn Angaben aktualisiert werden. Dafür müssen Praxismitarbeiter die neuen Versichertendaten nicht mehr händisch einpflegen, denn sie können automatisch übernommen werden.

Vorgaben an die Hersteller der Technik sehen vor, dass die Online-Prüfung nicht länger als fünf Sekunden dauern soll; mit Aktualisierung maximal 13 Sekunden. Trotzdem kann es in der Anfangszeit zu Verzögerungen kommen.

Wenn die Praxis das VSDM durchgeführt hat, generiert das System einen Prüfungsnachweis, der bei CROSSSOFTgespeichert und mit der Abrechnung an die KV übermittelt wird. Der Prüfungsnachweis enthält einen Zahlencode, der für unterschiedliche Ergebnisse steht.

Die eGK gilt auch dann weiterhin als gültiger Versicherungsnachweis. Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Prüfungsnachweise:

Diese VSDM-Ergebnisse finden Sie in INFINITYQ HEALTH beim Patienten im Reiter »Scheine« hinterlegt. Sie können diese einsehen, wenn Sie auf den Button »Vers. Nachw.« klicken.